7 việc cần làm của bộ phận lễ tân khách sạn trước khi đón khách

Đối với mỗi khách sạn Lễ tân được coi là “bộ mặt, “hình ảnh” của khách sạn và là điểm chạm đầu tiên trong hành trình trải nghiệm dịch vụ tại khách sạn. Do vậy, lễ tân cần chuẩn bị công việc một cách chu đáo nhất để đón tiếp khách hàng sao cho hiệu quả nhất và chuyên nghiệp nhất.

Sau đây Khăn Bông sài gòn xin chia sẻ một số kinh nghiệm sau để bộ phận lễ tân chuẩn bị trước khi đón khách.

Thứ nhất: Kiểm tra thông tin khách hàng

Việc kiểm tra thông tin khách hàng là một trong những việc làm cơ bản đối với lễ tân khách sạn. Lễ tân khách sạn cần phải nắm bắt được những thông tin cơ bản như tên, tuổi, nơi đến, số ngày lưu trú…; lưu ý những yêu cầu đặc biệt (nếu có) của khách hàng. Điều này sẽ giúp cho việc đối chiếu thông tin khách hàng dễ dàng hơn, giao tiếp thuận lợi, phục vụ chu đáo và đúng nhu cầu.

Ngoài ra, việc được nhân viên khách sạn gọi đúng tên với giọng điệu thân thiện và lịch sự sẽ tạo thiện cảm ban đầu với du khách về sự chuyên nghiệp và tận tâm của nhân viên. Hơn nữa, bạn cũng nên kiểm tra qua lịch sử lưu trú của du khách để xem đó có phải là khách quen hay khách đã từng ở tại khách sạn không – lưu ý những thói quen hay sở thích, phong tục tập quán của khách để nỗ lực đáp ứng và phục vụ khách tốt hơn.

Thứ hai: Chuẩn bị thủ tục check-in cho khách

Đây là một trong những phần việc lễ tân cần làm để thực hiện các thủ tục check-in cho khách hàng được nhanh chóng và chính xác. Lễ tân, dựa trên các thông tin có trong phiếu đặt phòng do nhân viên đặt phòng chuyển sang, danh sách khách check-in trong ngày, nhân viên lễ tân cần thực hiện chuẩn bị hồ sơ đăng ký trước và phân phòng dự kiến cho khách. Ngoài ra, cũng cần lưu ý những khách muốn đến sớm để check-in.

>>> Xem thêm: các bước chiến lược marketing giúp kinh doanh khách sạn đạt hiệu quả cao (tại đây)

Thứ ba: Vệ sinh quầy lễ tân và khu vực đón khách

Bạn hãy đảm bảo rằng mọi không gian phục vụ trong khách sạn đều được vệ sinh sạch sẽ và ngăn nắp nhất. Quầy lễ tân và khu vực sảnh lại càng phải chú trọng điều này. Bởi, đây sẽ là nơi đầu tiên mà du khách tiếp xúc và nán lại để hoàn tất các thủ tục check-in trước khi nhận phòng và sử dụng dịch vụ tại khách sạn. Do vậy, bạn hãy phối hợp nhịp nhàng với bộ phận buồng phòng, nhân viên vệ sinh công cộng để đảm bảo vệ sinh trước khi đón khách, lưu ý thêm tại các vị trí khác như cầu thang, thang máy, ghế ngồi chờ…

Thứ tư: Kiểm tra bộ phận buồng phòng về tình trạng phòng

Đây là viêc bắt buộc cần làm để đảm bảo khách hàng không phải chờ đợi được nhận phòng dù đã đến giờ check-in theo quy định. Việc liên hệ với Housekeeping để chắc chắn các đồ dùng chăn ga gối đệm đã được dọn sạch, đồ dùng amenities và bộ khăn khách sạn được bày trí ngăn nắp đúng chuẩn quy định của khách sạn. Sẽ tạo điều kiện để khách hàng được check-in nhận phòng ngay khi vừa đến, để họ nghỉ ngơi sẽ khiến chất lượng dịch vụ của khách sạn được đánh giá cao trong mắt du khách.

Thứ năm: Chuẩn bị dịch vụ đưa đón sân bay (nếu có)

Đa số các khách sạn hiện nay đều có dịch vụ đưa đón sân bay, bởi đây là một trong những dịch vụ khiến khách hàng hài lòng ở mức độ cao về chất lượng dịch vụ của khách sạn. Do vậy, nhân viên lễ tân và nhân viên đưa đón cần nắm bứt được giờ giấc di chuyển của khách, giờ đáp chuyến bay để đón khách đúng giờ, tránh trường hợp đến quá sớm (do chuyến bay bị delay) hoặc đến quá trễ khiến khách hàng phải chờ đợi quá lâu. Ngoài ra, một số khách sạn quy mô và chuyên nghiệp còn mở thêm dịch vụ đưa đón khách di chuyển trong khuôn viên và đến những địa điểm du lịch nổi tiếng ở phạm vi gần bằng xe điện, cho thuê xe máy, xe đạp để khách trải nghiệm những dịch vụ thú vị nhất.

Thứ sáu: Liên hệ với bộ phận Waiter để phục vụ khi khách đến lưu trú

Hầu hết khách sạn từ 3 sao trở lên đều phục vụ welcome drinks để chào mừng khách đến lưu trú tại khách sạn. Sau một chuyến di chuyển xa, việc được chào đón nồng hậu bởi sự tận tình của nhân viên, không gian thoáng, sạch cùng ly nước mát sẽ giúp tâm trạng của du khách cực kỳ tốt, khiến họ nhanh chóng và dễ dàng hơn trong việc đưa ra các quyết định sử dụng dịch vụ.

Thứ bẩy: Tự tin niềm nở đón khách đến với khách sạn

Đội ngũ nhân viên lễ tân được ví như “bộ mặt” của khách sạn. Một nhân viên lễ tân niềm nở, thân thiện với nụ cười tươi trên môi, giao tiếp nhẹ nhàng, lịch sự, cử chỉ điềm đạm, linh hoạt, sử dụng ngoại ngữ lưu loát… sẽ là những điểm cộng lớn với du khách ngay từ lúc check-in và trong suốt thời gian lưu trú tại khách sạn.

Trên đây, Khăn Bông sài gòn đã chia sẻ với bạn “7 công việc lễ tân cần làm trước khi đón khách”. Hy vọng rằng với bài viết trên đây, lễ tân khách sạn sẽ chuẩn bị tốt những công việc cần lắm trước khi đón khách để từ đó giúp ghi điểm trong mắt khách hàng dễ dàng và chuyên nghiệp nhất.