Những trang thiết bị cần thiết của bộ phận Quầy Lễ Tân bao gồm những gì?

Bộ phận quầy lễ  tân là bộ phận tiếp xúc hàng ngày của nhân viên lễ tân với khách hàng đến lưu trú tại khách sạn và khách hàng rời đi sau hết kì nghỉ. Trước tiên phải thiết kế một Quầy Lễ Tân hiện đại phù hợp với không gian và diện tích và quy mô của từng khách sạn.

Trên mặt quầy được đặt một hoặc hai máy điện thoại, lọ hoa biển nhỏ ghi chức danh nhân viên và giá xếp các tập giấy tờ và card của khách. trong quầy thường có giá để thể hiện buồng và được thiết kế với nhiều ô ngăn tương xứng với buồng trong khách sạn để đựng các thẻ mầu, tấm kẹp thẻ khách sạn, thư, phiếu tin nhắn...

trong quầy trên tường có thể được lắp đặt nhiều đồng hồ treo tường chir giờ theo một số địa danh chính trên thế giới như London, New York, Tokyo..., 

1. Trang thiết bị và các mẫu biểu sổ sách gồm:

- Các giá đựng hồ sơ gồm giá đựng hồ sơ đặt buồng được sử dụng đặt các phiếu đặt buồng cho tương lai và đặt buồng cho khách chuẩn bị đến. Hiện nay, ở các khách sạn lớn thì ngoài giá đặt phòng thì các thông tin về khách hàng thì được lưu lại trên hệ thống máy tính cảu khách sạn.

- Giá đựng chìa khóa, nhắn tin và thư từ.giá được đặt làm thành một dẫy các ngăn đánh theo thứ tự số buồng trong khách sạn giá được dùng để đặt chìa khóa buồng, thư từ của khách.

- Giá đựng thư từ nhắn tin của khách sau khi đã làm thử tục thanh toán trả buồng. nếu khách sau khi trả phòng mà có thư tư hay phản hồi lại nhân viên lễ taanm sẽ lưu lại trên giá này

- Khay đựng hóa đơn, chứng từ giao dịch hàng ngày với khách 

- Giá đựng các loại sổ sách biểu mẫu

- Giá đựng thông tin về khách.

2. Các thiết bị dụng cụ tại bộ phận lễ tân

- Máy vi tính dùng để theo doĩ tổng hợp các chi phí của khách, soạn thảo văn bản, in hóa đơn, lưu hồ sơ của khách ....

- Máy xác định thời gian: Sử dụng đóng dấu thời gian lên thư được chuyển đến và gửi đi nhắn tin phiếu đăng ký khách sạn, hành lý.

 - Máy cài báo thức: là một loại đồng hồ có chuông để phục vụ đặt giờ theo yêu cầu của khách.

- Máy gắn xi niêm phong và máy dập tem lên phong bì sử dụng cho việc dập thư gửi đi.

- Máy thanh toán thẻ tín dụng được sử dụng với mục đích thanh toán thẻ tín dụng cho khách.

- Máy đếm tiền, soi kiểm tra tiền dùng cho việc đếm và kiểm tra tiền khi giao dịch với khách hàng hàng ngày.

- Máy tính cá nhân: Sử dụng trong việc tính toán khi làm việc với khách 

- Thiết bị điện thoại 

- Két oan toàn: là một két sắt lớn có nhiều ngăn để giữ tài sản của khách sạn và của khách hàng khi có nhu cầu gửi lễ tân khách sạn.

- Máy kiểm tra an ninh như máy camera để theo dõi mọi hoạt động an toàn an ninh của khách sạn.

- Máy Fax, Máy Photocopy

3. Các loại văn phòng phẩm

- Các loại sổ sách giấy tờ như sổ nhận đặt buồng, sổ đăng ký khách sạn, Sổ kế toán lễ tân, Sổ giao ca...

- Các loại tờ rời như sơ đồ buồng phòng, phiếu ký tự khách sạn, phiếu đặt buồng, phiếu ăn sáng...

Trên đây là một số chia sẻ về những trang thiết bị lễ tân mà KHĂN BÔNG MỴ NƯƠNG muốn gửi đến quý vị. Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp ích được quý vị về việc trang bị cho bộ phận lễ tân khách sạn của mình một cách đầy đủ nhất.