Quy trình báo thức khách lưu trú trong khách sạn

Báo thức khách lưu trú dậy đúng giờ theo yêu cầu là một trong những nhiệm vụ của nhân viên lễ tân khách sạn. Nếu bạn là ứng viên đang tìm việc làm lễ tân, hãy cùng Khăn Bông Mỵ Nương tìm hiểu chi tiết quy trình báo thức khách để áp dụng vào công việc sau này nhé!

Quy trình báo thức khách hàng

1. Quy trình báo thức khách qua điện thoại

Với nhiều khách sạn nhỏ thì nhân viên lễ tân chính là vị trí chịu trách nhiệm báo thức khách qua điện thoại:

   • Bước 1: Chào khách, xưng danh và tên bộ phận

   • Bước 2: Thông báo thời gian hiện tại cho khách biết

   • Bước 3: Chờ khách trả lời

   • Bước 4: Chào khách - chúc khách một ngày tốt lành

   • Bước 5: Lưu thông tin đã báo thức vào sổ

2. Quy trình báo thức khách trực tiếp tại buồng

Trường hợp khách yêu cầu hoặc đã báo thức bằng điện thoại 2 lần mà khách không nhấc máy thì thực hiện hình thức báo thức trực tiếp. Quy trình thực hiện báo thức trực tiếp như sau:

   • Bước 1: Gõ cửa buồng khách - chờ khách ra mở cửa

   • Bước 2: Chào khách, xưng danh và tên bộ phận

   • Bước 3: Thông báo cho khách biết thời gian hiện thời

   • Bước 4: Chúc khách một ngày tốt lành

   • Bước 5: Quay về vị trí và lưu thông tin vào sổ

3. Quy trình báo thức tự động

Tại nhiều khách sạn, tổng đài điện thoại và điện thoại các buồng được kết nối với hệ thống máy tính. Muốn báo thức khách, nhân viên lễ tân cần thao tác trên thiết bị tổng đài hoặc máy tính để cài đặt các lệnh cho hệ thống báo thức tự động. Các thông số như số điện thoại buồng khách, giờ báo thức cần được nhập vào máy chính xác.

Đến giờ đã cài đặt, chuông điện thoại tại phòng khách sẽ reo cho đến khi khách nhấc máy điện thoại lên. Một số hệ thống còn cho phép cài đặt những câu chào, câu chúc của khách sạn và thông báo cho khách rõ mục đích cuộc điện thoại này là nhằm báo thức theo yêu cầu từ khách.

Tùy theo yêu cầu, nhân viên khách sạn có thể cài đặt thêm cuộc điện thoại báo thức nhắc lại sau đó một khoảng thời gian nhất định, thường là 5 phút giúp đảm bảo khách đã thực sự thức giấc. Sau khi cài đặt báo thức, nhân viên lễ tân cần in báo cáo thực hiện.

>>> Xem thêm: 100 mẫu câu giao tiếp tiếng anh cơ bản bộ phận buồng phòng nên biết (tại đây)

Lưu ý thêm, khi nhận yêu cầu báo thức của khách, nhân viên lễ tân nên tìm hiểu về lịch trình/ kế hoạch công việc gắn với thời gian báo thức đó – và quan sát sau khi báo thức, khách đã thức dậy thực hiện dự định chưa, để có sự hỗ trợ - giúp đỡ khách kịp thời. Hy vọng, những thông tin được khăn bông mỵ nương chia sẻ trên đây sẽ hữu ích với bạn.